Договорной документооборот с контрагентамина платформе Docsvision
Решение для работы с электронным договорным документооборотом.
Согласование договоров, автоматический учёт и архив, контроль исполнения и пролонгация. Обмен документами в электронном виде с контрагентами.
Стоимость решения
Согласование договоров, автоматический учёт и архив, контроль исполнения и пролонгация. Обмен документами в электронном виде с контрагентами.
Проблемы
Решение
Внутри компании
Затянутые сроки согласования договоров.
Нарушение регламентов, непонятно, на каком этапе задержался документ и как ускорить процесс. Сложно контролировать исполнение и прологанцию договоров.
Много неэффективной ручной работы.
Затянутые сроки согласования договоров.
Нарушение регламентов, непонятно, на каком этапе задержался документ и как ускорить процесс. Сложно контролировать исполнение и прологанцию договоров.
Много неэффективной ручной работы.
Создаём единый реестр договорных документов, прописываем маршруты и этапы согласований. Подключаем шифрование и электронную подпись. Настраиваем интеграцию с другими системами компании (1C, SAP, Microsoft Dynamics AX и т.д.)
Внешние контрагенты
Задержки в поставках и выполнении работ, пока не согласован договор. Долгий обмен оригиналами, затраты на почтовую и курьерскую доставку.
Ошибки ручного ввода, неправильные реквизиты.
Бухгалтеры не получают финансовые документы в отчётный период. Компания платит штрафы.
Задержки в поставках и выполнении работ, пока не согласован договор. Долгий обмен оригиналами, затраты на почтовую и курьерскую доставку.
Ошибки ручного ввода, неправильные реквизиты.
Бухгалтеры не получают финансовые документы в отчётный период. Компания платит штрафы.
Объединяем системы внутреннего и внешнего документооборота.
Загружаем и обновляем данные контрагентов автоматически.
Создаём запросы при на получение/уточнение/аннулирование документов.
Получаем и передаём юридически значимые электронные документы почти мгновенно.
Создаём запросы при на получение/уточнение/аннулирование документов.
Получаем и передаём юридически значимые электронные документы почти мгновенно.
Быстрее, проще, выгоднее.
Договорной документооборот с контрагентами
Регистрация и согласование договоров
Делаем процесс согласования быстрым и контролируемым
Создаём договор по шаблону, реквизиты автоматически заполняются из справочников. Запускаем на согласование по преднастроенному маршруту. В два клика объединяем все правки от сотрудников и контрагента в финальный документ. Готово!
-
Создание нового договора без ошибокПреднастроенные карточки договора, акта и дополнительного соглашения. Поля заполняются автоматически из справочников, опечатки исключены, а сам текст документа формируется по готовому шаблону.
-
Досье контрагентовК карточке контрагента можно приекрепить его уставные документы и иные значимые файлы. Также можно настроить интеграцию с сервисами проверки благонадёжности контрагента по ИНН.
-
Гибкие маршруты согласования
Параллельное, последовательное и смешанное согласование. Можно настроить автоматические условия выбора маршрута (например, по сумме договора).
-
Удобное объединение всех версий в однуРешение позволяет быстро объединить все промежуточные версии договора в один файл, где будут отражены правки всех согласующих. Будут выявлены даже «скрытые» правки — внесённые не в режиме рецензирования.
Электронное подписание договоров
Ускоряем подписание договоров
По законодательству версии договора, подписанные на бумаге или в электронном виде электронной подписью, равнозначны. Решение Docsvision позволяет значительно упростить и ускорить процесс.
-
Маркировка печатных документовДля каждого документа система формирует уникальный штрихкод. Его можно напечатать прямо в тексте или на отдельном стикере и затем приклеить к документу. По этому штрихкоду можно быстро найти файл в системе и всю историю работы с ним.
-
Потоковый ввод подписанных документовДополнительный модуль обеспечивает потоковый ввод: комплекты подписанных бухгалтерских документов загружаются в потоковый сканер, сканируются и скан-копии автоматически прикрепляются к карточкам соответствующих документов в Docsvision.
-
Электронная подписьРабота со всеми видами электронных подписей в соответствии с ФЗ-63 «Об электронной подписи». Подписывать документы можно на компьютере или через мобильное приложение на планшете или смартфоне.
-
Юридически значимый обмен электронными документамиИнтеграция с операторами ЭДО позволяет обмениваться с контрагентами электронными документами с сохранением юридической значимости.
Архив и исполнение договоров
Формируем архив и контролируем исполнение
Решение позволяет организовать единый, удобный электронный архив документов. Автоматические бизнес-процессы Docsvision вовремя напомнят об истечении срока договора.
-
Единый архив документовВ одном реестре в архиве Docsvision могут отображаться как скан-копии бумажных документов, так и электронные документы, полученные через оператора ЭДО.
-
Быстрый поискДокумент в системе можно найти за несколько секунд по любому полю карточки или по тексту. Реестр удобно фильтровать по контрагенту, дате и другим полям.
-
Связи между документамиМожно устанавливать связи между документами в архиве. Например, связать договор с первичными документами.
-
Уведомления о ходе исполненияАвтоматические оповещения сотрудников, настроенные по различным условиям и событиям: подсвечиваются строки и поля в интерфейсе, отправляются письма на почту.
-
Права доступаВ Docsvision реализована ролевая модель: можно гибко настроить права доступа к договору или части информации в нём в зависимости от роли пользователя, состояния документа.
-
Интеграция с другими системами и сервисамиРазработан специальный шлюз к 1С для обмена данными с Docsvision. Помимо этого через API решение можно интегрировать с любой другой учётной системой или, например, с сервисом сдачи отчётности в ФНС.
Автоматизация работы с договорами
Возможности платформы Docsvision, расширенные интеграциями с российскими сервисами, позволяют качественно ускорить составление, согласование, подписание и обмен договорными документами.
Посмотрите видеодемонстрацию
Самый частый сценарий: согласование договора (внутри компании и с контрагентом), подписание и обмен документами в электронном виде. Наглядно показаны все этапы в интерфейсе Docsvision.
Примеры внедрения
Кому это нужно?
Выгоды решения
«Договорной документооборот с контрагентами»
«Договорной документооборот с контрагентами»
-
Руководитель: контроль согласования ключевых документов, точное понимание сроков и местонахождения договора в маршруте согласования.
-
Главный бухгалтер: снижение расходов, быстрый документооборот с контрагентами, своевременное и актуальное начисление налогов, удобная передача документов в ИФНС.
-
Бухгалтер: автоматический обмен финансовыми документами с каждым контрагентом, сверка задолженностей.
-
IT-специалист: инструменты для автоматизации процессов документооборота и интеграции различных связанных с этим систем.
-
Администратор СЭД: настройка новых маршрутов согласований и карточек документов без программиста, через удобный визуальный конструктор.
-
Менеджер: экономия времени, доступ к договорам и связанным документам «из одного окна», контроль их движения в системе.