Архив бухгалтерских документовБазовое типовое решение на платформе Docsvision
Автоматический ввод данных с первичных бумажных оригиналов и передача в электронный архив согласно правилам хранения документов бухгалтерского учёта.
Проблема
Электронного архива бухгалтерских документов либо нет, либо он ведётся в ручном режиме. Бумажные документы долго искать, они теряются.
Ручной ввод — это долго, дорого и неудобно.
Ручной ввод — это долго, дорого и неудобно.
Решение
Автоматизируем ввод данных с первичных бумажных документов в информационные системы организации. Настраиваем наполнение электронного архива и связь с записями в учётных системах.
Посмотрите демонстрацию решения
Обязательные функции электронного архива для бухгалтерии и финансовой службы: загрузка и автоматическое распознавание документов, распределение по структуре хранилища, удобный поиск и выгрузка по запросу ФНС.
Подробнее – в записи вебинара с экспертами и ответами на ключевые вопросы организации архива бухгалтерии.
Как работает решение?
Документы сканируются, распознаются, уходят на проверку оператору, затем передаются в электронный архив. В архиве карточка документа автоматически заполняется реквизатами, к ней прикрепляются скан-копии, настраиваются связи с записями в учётной системе.
-
1Сканируем пачку документовПри поступлении первичных документов сотрудники участвуют только в сканировании, их задача лишь положить оригиналы в сканер (можно пачкой в конце дня). Документы сканируются поточным сканером со скоростью 50 шт. в минуту. Все документы в пачке будут отсканированы в один файл.
-
2РаспознаёмИспользуем технологию ABBYY FlexiCapture. Независимо от количества документов по сделке, первым должен идти один из первичных документов (например, товарная накладная или акт выполненных работ) со штрихкодом. Когда сканируется следующий первичный документ — система понимает, что начался пакет документов по другой сделке.
-
3Проверяем данныеПосле обработки пакетов на сервере документы уходят на верификацию оператору. Создаётся очередь на верификацию: система подсвечивает красным цветом символы, в которых она «сомневается».
Проверка реквизитов на этапе верификации происходит на основе имеющейся нормативно-справочной информации из архива. В системе уже заложены шаблоны обработки для наиболее популярных документов: товарные накладные ТОРГ-12, акты, товарно-транспортные накладные 1-Т, УПД, счета-фактуры. Справочники ведутся централизованно в Docsvision и синхронизируются с системой распознавания. Если на бумаге указаны неправильные или неполные данные, то система может распознать контрагента (проверить по ИНН) и подтянуть недостающие данные. -
4Передаём в электронный архивВ архив помещается файл формата PDF-A — это скан и прикреплённый к нему текстовый слой, обеспечивающий удобный контекстный поиск в архиве. Файлы прикрепляются к карточкам документов, поля которых заполняются автоматически извлечёнными из скана реквизитами. Для каждого пакета документов по одной сделке создаётся карточка пакета, связанная двухсторонними ссылками с карточками документов.
-
Связываем с записями в учётной системеПри помощи считывания штрихкода с первичного документа пакета в учётной системе автоматически создаётся ссылка на карточку пакета в архиве.
В результате
Ускоряется ввод данных в 4-6 раз, снижается число ошибок, освобождается время квалифицированных сотрудников. Электронный архив наполняется автоматически, без лишних трудозатрат. Проект внедрения окупается за 6-10 месяцев.
работа с архивом
Удобно искать и выгружать нужные документы
Сделать подборку документов для налоговой, аудиторов или для передачи в суд – легко! В электронном архиве формируется выборка, и в один клик по кнопке можно выгрузить все файлы по отмеченным документам.
-
Быстрый поиск в электронном архивеНайти нужные документы по реквизитам и/или тексту, сформировать выборки в электронном архиве занимает всего несколько секунд.
-
Выгрузка и отправкаИз архива в ответ на запрос можно быстро выгрузить сканы документов и сохранить в файловую систему, на внешний носитель, отправить вложением по электронной почте или распечатать.
-
Синхронизация данных с учётными системамиЕсли настроить интеграцию с учётной системой, то в ней появятся ссылки на документы в архиве: сами файлы хранятся в Docsvision, а открыть их можно из учётной системы.
-
Удобный интерфейсWeb-клиент платформы Docsvision позволяет подключиться к электронному архиву через браузер из любой точки мира, где есть доступ в интернет. Разграничение прав доступа надёжно защищает информацию в архиве.
Базовое типовое решение от Docsvision
Архив бухгалтерских документов
БИЗНЕС-ЭФФЕКТ
Результаты внедрения решения
-
Централизованное упорядоченное хранение бухгалтерских документов.
-
Ускорение принятия документов к учёту и оборота денежных средств.
-
Снижение рисков утраты документов и совершения операционных ошибок.
-
Снижение затрат на обработку, транспортировку и хранение бухгалтерских документов.
-
Удобный доступ к электронным копиям документов с разграничением прав согласно роли пользователя.
-
Быстрая подготовка выборки документов для проверки, отправка их в ответ на запросы госорганов.