Cистема автоматизации документационного управления (ДУ) и документооборота «Приоритет»

Комплексная система автоматизации документационного управления и документооборота для органов государственной власти (федеральных и региональных), государственных корпораций и предприятий, крупных холдингов. Развитые функциональные возможности, простой и понятный интерфейс, быстрая и удобная работа, информационная безопасность, соответствие всем требованиям  законодательства для систем автоматизации органов государственной власти.

Система документационного управления «Приоритет» реализована на базе платформы Docsvision и является новой ступенью эволюции IT-решений для администратовного делопроизводства в госорганах, воплощая опыт более 20 успешных внедрений масштабом от 100 до 100 000 рабочих мест.

Преимущества

• Соответствие правилам делопроизводства в ОГВ, установленным нормативно-правовым актам РФ.
• Регулярные обновления и максимально оперативный учет изменений нормативных документов и требований к СЭД государственных структур.
• Интеграция с Системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), системой Межведомственного электронного документооборота (МЭДО), АС «Обращения граждан» Администрации Президента РФ, kremlin.ru, системой учета телефонных обращений граждан, возможность интеграции с порталами региональных органов власти.

Задачи, решаемые системой «Приоритет»

• Документационное управление организацией:
  • поддержка процессов документационного обеспечения управления;
  • контроль работы организации/подразделений/ сотрудников: контроль временных параметров взаимодействия, исполнения сквозных задач (группы взаимосвязанных задач);
  • оценка качественных параметров взаимодействия организаций/подразделений;
  • оценка деятельности работы подразделений и сотрудников;
  • информационная поддержка принятия решений: досье сотрудника;
  • справка по тематике вопроса (подборка тематических документов и истории переписки). 
• Единая система управления поручениями и документами:
  • единая система управления поручениями разных корпоративных систем;
  • единая шина согласования документов, обрабатываемых в разных корпоративных системах;
  • единый сводный контроль деятельности организации (в том числе для распределенной иерархии компаний: холдинга, группы компаний);
• Комплексная СЭД организации:
  • построение распределенного или централизованного юридически-значимого документооборота в распределенных организациях;
  • все функции для автоматизации регистрации, контроля, доведения и исполнения поручений, подготовки документов, их согласования и подписания с использованием электронной подписи;
  • конфиденциальный документооборот;
  • автоматизация архивного дела и/или организация долговременного хранения электронных документов (вытеснение);
  • более 10 встроенных отчетов;
  • почтовые уведомления пользователям об основных событиях;
  • учет специфики работы исполнителя, руководителя, контролера, секретаря.

• Организация эффективного контроля подведомственных структур
• Автоматизация деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления в части:
  • организации документооборота;
  • обслуживания граждан;
  • законотворческой деятельности;
  • проведения мероприятий, заключения договоров госзаказа. 
• Построение единой СЭД региона, охватывающей все уровни регионального управления, в том числе органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации.
• Создание отраслевой СЭД (внутриотраслевое взаимодействие регуляторов и участников отрасли): 
  • ведение единой отраслевой нормативной базы, разъяснений и комментариев по нормативным и распорядительным отраслевым документам;
  • ведение и публикация единых отраслевых классификаторов, реестров;
  • обмен документами с подведомственными и региональными структурами в электронном виде, в том числе запрос и сбор отчетности;
  • доведение и контроль исполнения решений регулятора;
  • юридически значимый документооборот участников отрасли. 

В состав системы «Приоритет» входят несколько модулей:

Модуль «Административное делопроизводство» — обеспечивает автоматизацию работы с документом для всех участников процессов документооборота на всех этапах обработки жизненного цикла документа.

При этом для каждого этапа в системе реализованы специальные функциональные возможности, упрощающие и ускоряющие работу пользователей. Кроме того, функциональность разработана таким образом, чтобы обеспечивать максимальную гибкость и адаптируемость модуля, поэтому многие параметры его работы могут настраиваться администраторами системы и самими пользователями.

Модуль «Рабочее место Руководителя» — специализированное рабочее место, предназначенное для работы руководителей высшего звена. Рабочее место имеет простой, удобный интерфейс. Обеспечивает работу в off-line режиме. Реализовано в модификациях для ПК/ноутбуков, для планшетов.

Модуль распознавания текста формирует текстовый слой для файлов, сохранённых в графическом формате. Модуль поддерживает распознавание «на лету» для полнотекстового поиска, позволяет хранить такие файлы в системе, обладает возможностями по масштабированию и предоставляет инструменты для настройки качества распознавания.

Модуль «Архив» — предназначен для формирования и ведения электронного архива документов. Модуль обеспечивает:

• ведение номенклатуры дел;
• формирование дел;
• передача и прием дел на архивное хранение;
• систематизация дел и документов в архиве;
• поиск дел и документов;
• выдача дел во временное пользование, контроль движения дел;
• проведение экспертизы ценности (контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению);
• ведение сводных описей дел;
• формирование отчетов, утвержденных Росархивом.

Модуль интеграции с Межведомственной системой электронного документооборота реализован для обмена с Федеральными органами исполнительной власти (ФОИВ) документами, уведомлениями и квитанциями о доставке / отправке документов по каналам системы Межведомственного электронного документооборота (МЭДО) в соответствии с требованиями ФСО и нормативными требованиями к СЭД ФОИВ в части интеграции с МЭДО.

Модули «Общественная приемная» и «Обращения граждан»   

Модуль «Общественная приемная» позволяет  организовать электронную общественную приемную на сайте ОГВ, включая:

• формирование и публикацию на сайте ОГВ графика приема населения уполномоченными сотрудниками  ОГВ;
• запись граждан на личный прием в соответствии с опубликованными графиками  приема;
• оформление на сайте ОГВ электронного обращения и отслеживание заявителем хода его рассмотрения и исполнения в ОГВ;
• получение через личный кабинет гражданина на сайте ОГВ ответов по отправленным электронным обращениям;
• публикацию на сайте ответов на часто задаваемые в обращениях вопросы.

Модуль «Обращения граждан» обеспечивает автоматизацию деятельности, связанной с регистрацией, обработкой, хранением документов по обращениям граждан, а также контролю действий, предпринятых сотрудниками по этим обращениям. При этом учитываются различные источники поступления обращений (электронные обращения через сайт, традиционные обращения, поступившие в бумажном виде или по факсу, а также обращения, инициируемые по итогам личных встреч с населением), обеспечивается категоризация заявителей в соответствии с учетом их социального положения и отнесения к льготным категориям, а также тематическая рубрикация обращений в соответствии с общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, составляемого  Управлением по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Президента РФ.

В Подсистеме реализована интеграция с Автоматизированной системой по работе с обращениями граждан Администрации Президента РФ в соответствии с требованиями Администрации Президента РФ, интеграция со СМЭВ, системой учета телефонных обращений граждан и порталом kremlin.ru.

Преимущества решения для пользователей

Для руководителей

• Специализированное рабочее место с эргономичным и простым интерфейсом.
• Работа из любой точки мира, в том числе при отсутствии сети (off-line режим).
• Защищенная работа со смартфонов и планшетных устройств.
• Текстовые, голосовые и рукописные поручения.
• Разнообразные средства мониторинга и контроля работы с документом на любой стадии его обработки — отчеты, уведомления, фильтры.
• Согласование и утверждение документов с использованием электронной подписи (ГОСТ).

Для пользователей

• Современный, понятный и удобный веб-интерфейс для сотрудников.
• Рабочие места, оптимизированные под сценарии работы специализированных функциональных ролей (регистратор, контролер, секретарь).
• Дополнительные возможности по ускорению и упрощению работы: автоподстановки, быстрый поиск, шаблоны, настройки по умолчанию, горячие клавиши.
• Расширенные средства поиска данных и документов (связи между документами и поручениями, атрибутивный и полнотекстовый поиск).
• Напоминания и почтовые уведомления.

Для ИТ служб сопровождения

• Использование российской платформы автоматизации документооборота Docsvision.
• Настраиваемое разграничение доступа к документам, шифрование данных, автоматизация работы с конфиденциальными документами.
• Гибкая адаптация под изменяющиеся регламенты работы с документами: справочники, системные и пользовательские настройки, структуры каталогов и представления данных.
• Масштабируемость и автоматизация в условиях распределенной структуры. Различные варианты построения распределенной работы: через терминальный сервер, через «тонкого» клиента, организация межфилиального обмена.
• Открытый программный интерфейс (API) для интеграции со смежными системами (в том числе силами собственных ИТ-специалистов).
• Интеграция с продуктами корпоративной ИТ-инфраструктуры (корпоративной почтой, порталом, LDAP-каталогом).
• Встроенные средства мониторинга работоспособности основных сервисов системы. 

Примеры внедрений модулей системы:

1. Сбербанк России — распределённое внедрение на 110 тыс пользователей.
2. Правительство Мурманской области — единая СЭД региона.
3. Минпромторг — внутренний юридически-значимый документооборот, мобильное рабочее место руководителя.
4. Универсальная электронная карта — комплексная СЭД.

Рисунок 1. Web-клиент, реализованный на системе «Приоритет»

Рисунок 2. АРМ руководителя на IPad

Рисунок 3. АРМ руководителя на Windows (планшет)

Рисунок 4. АРМ руководителя на Android