Входной контроль материально-технических ресурсов (МТР)

Скачать описание решения

Решение «Автоматизация процессов входного контроля материально-технических ресурсов», разработанное компанией «Диджитал Дизайн», позволяет автоматизировать на базе Docsvision процесс входного контроля материально-технических ресурсов (МТР) и товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Использование решения позволяет контролировать соблюдение требований к уровню получаемой компанией продукции и своевременность работы с рекламациями, возникающими при приемке МТР. Применять его могут все подразделения компании, задействованные в процессе контроля.

Наиболее востребовано это решение будет для таких компаний как:

• Компании, осуществляющие производственную деятельность с использованием комплектующих, получаемых от подрядчиков.
• Компании, выполняющие строительно-монтажные работы с использованием полученных от поставщиков материалов.
• Компании, осуществляющие ремонт и эксплуатацию технических средств, заказ и установку узлов и деталей, изготовленных внешними организациями.

Бизнес-эффект

Решение «Автоматизация процессов входного контроля МТР», созданное на базе Docsvision, открывает перед компаниями следующие возможности:

• Ужесточаются и унифицируются процедуры входного контроля продукции.
• Снижается риск поставки на производство несоответствующих материально-технических ресурсов. Это может быть крайне важно в условиях, к примеру, гражданского строительства или эксплуатации технических средств, последствия выхода из строя которых могут быть катастрофическими.
• Автоматизация работы с рекламациями позволит наладить оперативную реализацию мероприятий по возврату несоответствующих материально-технических ресурсов поставщикам и сократить сроки ожидания поставки соответствующей продукции. Наличие мобильных рабочих мест позволит развернуть рабочие места контролеров входного контроля, например, на территории заводов-изготовителей МТР, что в итоге снизит процент отправляемого в адрес компании брака и повысит сроки поставки исправных МТР.

Автоматизируемые процессы

Решение «Автоматизация процессов входного контроля МТР» предназначено для автоматизации процессов в нескольких сферах входного контроля продукции:

• Входной контроль, осуществляемый в целях проверки качества получаемых МТР при их приемке на предприятиях-производителях.
• Приемочный контроль МТР, осуществляемый после транспортировки продукции, непосредственно в местах производства работ и промежуточного хранения продукции.
• Обеспечение своевременной работы с рекламациями и претензиями в адрес поставщиков и производителей продукции.

Входной и приемочный контроль МТР

Основными задачами входного контроля, которые поддерживаются решением, являются:

• Проверка соответствия количества, качества и комплектности, принимаемых МТР условиям поставки.

• Контроль наличия необходимой сопроводительной документации в комплекте поставки.

• Контроль сопутствующих параметров, таких как маркировка, упаковка, сроки поставки, выполнение условий договора поставки и т.д.

• Составление актов приемки МТР с возможностью фиксации отклонений (количественных и качественных).

Поддержка процесса работы с рекламациями

Основными задачами процесса работы с рекламациями, которые поддерживаются решением, являются:

• Своевременное выставление рекламаций поставщикам и производителям по итогам прохождения входного контроля;

• Ведение архива рекламаций и статистики обработки рекламаций по поставщикам;

• Возможность использования материалов рекламационной работы в целях дальнейшей претензионно-исковой работы, которая также может быть автоматизирована на базе Docsvision.

Функциональные возможности

На различных этапах осуществления процесса входного контроля МТР и работы с рекламациями решение «Автоматизация процессов входного контроля МТР» предоставляет широкий спектр возможностей.

Возможности для этапа приемки материально-технических ресурсов:

На этапе приемки МТР (как на предприятиях-производителях, так и на производственных площадках) решение позволяет:

• Вести учетные карточки принимаемых МТР;
• Автоматически формировать документы, сопровождающие входной контроль МТР, такие как:
  • журнал регистрации МТР, поступивших на входной контроль;
  • журнал учета результатов входного контроля МТР (с возможностью отбора записей за период и по параметрам);
  • акт приемки МТР по количеству;
  • акт приемки МТР по качеству.
• Возможность автоматически оформлять документы для возврата МТР поставщику (документ вида «Возврат поставщику»).
• Возможность хранения шаблонов документов входного контроля, таких как:
  • карта входного контроля продукции;
  • маршрутная карта входного контроля продукции;
  • протоколы испытаний при входном контроле,

В частности, фиксируется номенклатура товара, поступившего на входной контроль:

Решение позволяет обеспечить хранение в учетных карточках МТР всех документов, сопровождающих поставку (товарных накладных, счетов-фактур, паспортов, сертификатов и т.д.), в электронном виде (т.е. скан-копии):


В том числе возможно хранение фотографий принимаемых МТР:

Вся информация, касающаяся входного контроля качества — результаты входного контроля, сопроводительная документация, рекламации и т.д. – фиксируется в учетных карточках МТР вместе с информацией о решениях, принятых по результатам входного контроля конкретных партий продукции (вид решения, ответственный, сроки исполнения, основание, контролирующий и т.д.):

В решении также реализована возможность формирования реестров МТР на входном контроле, журналов и отчетности:

Возможности для этапа создания и обработки рекламаций поставщикам:

Процессы обработки рекламаций настраиваются в соответствии с принятыми в компании регламентами и требованиями. Рекламации можно создавать непосредственно из карточек МТР или независимо от них:

Решение обеспечивает:

• Возможность централизованного создания и регистрации рекламаций.
• Установление связи рекламаций с документами входного контроля, договорного документооборота и официальной переписки.
• Обеспечение доступа заинтересованных подразделений к базе рекламаций и информации об их статусе.
• Контроль сроков выставления и обработки рекламаций.

Возможности в части ведения отчетности:

Решение "Автоматизация входного контроля МТР" даёт возможность построить следующие виды отчетов:

• Отчет по просрочке этапов бизнес-процесса подачи рекламаций
• Отчет по просроченным рекламациям
• Статистический отчет по количеству МТР и результатам входного контроля в различных разрезах (например, по поставщику, приемщику, периоду и т.д.)
• Любые (конкретный перечень уточняется на этапе проектирования) виды отчетов по МТР, которые могут быть построены на основании данных в карточках МТР. К примеру:
  • Отчет по гарантийным срокам МТР
  • Отчет по срокам хранения МТР

Возможности в части уведомления пользователей:

Решение предоставляет возможность в рамках исполнения бизнес-процесса создания и отработки рекламаций формировать автоматические уведомления по электронной почте:

• при создании рекламации – ответственным за выполнение этапов;
• при выполнении этапов – инициатору;
• за Х дней до планового срока выполнения этапа – ответственному за выполнение;
• в день планового срока и в каждый последующий день – ответственному и инициатору;
• еженедельно – кураторам список всех просроченных этапов.
   

Общие возможности решения

Благодаря использованию современной платформы автоматизации документооборота Docsvision решение "Автоматизация входного контроля МТР" предоставляет широкие возможности для:

• Ведения единого справочника поставщиков на основе справочника контрагентов.
• Ведения единой библиотеки утвержденных нормативных документов проведения процедур входного контроля и шаблонов документов входного контроля.
• Связи с общим документооборотом предприятия (договорная документация, официальная переписка с поставщиками).
• Работы пользователей территориально-удаленных подразделений в единой сети.
• Разграничения прав доступа.

Архитектура решения

Концептуально архитектура решения создана с целью объединения в одно рабочее пространство и сведения всех рабочих процессов к единой точке входа – информационной системе входного контроля МТР.

В случае с крупными распределенными организациями, имеющими большое количество точек приема, учета и регистрации входящих МТР (к примеру, строительные площадки, склады временного хранения, карантинные склады и т.д.), существует возможность использовать многосерверную схему информационной системы – она предполагает использование кластеризации для достижения требуемых характеристик надежности, масштабируемости и производительности.

Точная архитектура системы и конфигурация аппаратных средств разрабатывается в процессе проектирования решения в зависимости от индивидуальных особенностей инфраструктуры и бизнес-процессов заказчика.

Интеграция с другими корпоративными системами

Для наиболее эффективного использования решения «Автоматизация входного контроля МТР» в платформе электронного документооборота Docsvision «по умолчанию» предоставляются различные механизмы интеграции:

• С каталогами Active Directory, включая возможности синхронизации учетных записей и данных пользователей.
• С системой электронной почты Microsoft Exchange в части доставки уведомлений сотрудникам.
• Механизм URL-адресации карточек документов.
• Механизмы процессной интеграции:
• Готовые шлюзы к различным корпоративным системам.
• Мощный Workflow-сервер.

Они могут использоваться для создания прочих интеграционных решений. В частности, можно обеспечить интеграцию системы с другими корпоративными системами, такими как:

• Учетная система и система автоматизации склада (например, на базе 1С).
• Системы автоматизации и управления производством.
   

Мобильный доступ

В рамках проекта внедрения решения «Автоматизация входного контроля МТР» дополнительно может быть разработано мобильное приложение, основной сценарий использования которого – это работа контролеров входного контроля на приемке, на удаленных площадках и складах.

Мобильное приложение входного контроля МТР предназначено для:

• Оперативного внесения информации по результатам проведения входного контроля продукции, поступающих на распределительные и приобъектные склады, базы, площадки хранения.
• Мобильного доступа к подтверждающим документам, а также документам подсистемы нормативно-справочной информации.

Приложение функционирует на базе мобильных операционных систем iOS/Google Android и предоставляет следующие основные возможности:

• Авторизацию на сервере с возможностью ввода пары логин/пароль.
• Внесение и хранение результатов входного контроля, включая работу в режиме отсутствия доступа к сети интернет (автономный режим).
• Синхронизацию данных при возобновлении доступа к сети интернет.
• Загрузку документов на мобильное устройство для автономного просмотра штатными средствами мобильной операционной системы. Формат документов: PDF, JPEG, DOCX, XLSX.
   

О разработчике решения

Разработчиком решения «Автоматизация процессов входного контроля материально-технических ресурсов» является золотой партнер компании Docsvision - компания «Диджитал Дизайн», одна из ведущих ИТ-компаний России, которая оказывает комплексные услуги по автоматизации бизнес-процессов: внедрению мобильных решений, систем электронного документооборота, корпоративных порталов, инфраструктурных решений, разработке ПО на заказ. С 1992 года экспертами Digital Design реализовано более 2 500 проектов для компаний, работающих в различных отраслях бизнеса: строительстве, торговле, страховании, транспорте, а также для государственных организаций. «Диджитал Дизайн» — обладатель многочисленных сертификатов качества (ISO 9001, SEI CMMI, EFQM). В настоящее время в компании работает около 500 высококвалифицированных специалистов. Представительства расположены в Санкт-Петербурге и Москве.