АК «АЛРОСА», ПАО

Система, которая стабильно работает уже 8 лет и объединяет 18000 сотрудников на нескольких территориальных площадках, стала неотъемлемой частью ИТ-инфраструктуры предприятия. Проект ведётся с привлечением авторского надзора производителя платформы Docsvision. 

Предпосылки внедрения

Перед компанией стояли задачи автоматизации базового делопроизводства: «канцелярии» и работы с организационно-распорядительной документацией, усиление контроля исполнительской дисциплины, обеспечение электронного архива и отправки корреспонденции из СЭД, поддержка межфилиального/межсерверного взаимодействия. 

В 2010 году компания приняла решение о смене текущей системы «БОСС-Референт» и выбрала платформу российской разработки Docsvision.

Команда проекта

Ещё на начальном этапе внедрения было решено сформировать собственную проектную команду из специалистов «АЛРОСА» и специалистов компании «ТИМЛИС-консалтинг» (Москва, партнёр Docsvision), которая тогда вела на аутсорсинге сопровождение общесистемного и прикладного ПО в АК «АЛРОСА».Задачей было cформировать единую команду на территории заказчика с целью бизнес-проектирования и технического сопровождения проекта. С начала проекта в команду были привлечены сотрудники в Мирном со стороны заказчика и 2 сотрудника со стороны компании-партнера. В их обязанности входят проектирование, разработка, администрирование, 1-я и 2-я линия поддержки пользователей в Москве и на территории Якутии. Кроме того, проект ведётся с привлечением авторского надзора производителя платформы – компании «ДоксВижн».

Сегодня проект поддерживают 7 сотрудников – архитектор-разработчик, инженер-администратор, 3 функциональных инженера и 2 сотрудника первой линии поддержки.

Решение 

Функционал решения построен на стандартных возможностях системы Docsvision – это была исходная принципиальная установка заказчика, как и желание в минимальной степени кастомизировать стандартный функционал. Вся необходимая кастомизация выполнена на основе базовых объектов платформы - средствами, предусмотренными для этого вендором, что обеспечивает совместимость со следующими версиями Docsvision.

О проекте в цифрах

«АЛРОСА» - это 32, в большинстве своем удаленных, структурных подразделений, 17 дочерних и зависимых общества по всей России, с преобладанием дальневосточного региона. Территориально распределенный аппарат управления располагается в Москве и Мирном.

• Сегодня системой электронного документооборота в компании «АЛРОСА» охвачено 18 000 сотрудников, включая 3 000 сотрудников из 5 дочерних обществ компании, из которых 6500 являются активными пользователями системы. 
• В пиковое время кол-во одновременно работающих пользователей в системе достигает 2000 сотрудников. 
• Ежедневно создаётся 3000 документов, 2600 согласований и выставляется более 9000 поручений исполнителям. 
• Через модуль межфилиального обмена передаётся около 1200 карточек системы между 6-тью территориально-распределенными серверными площадками. 
• Суммарный размер баз данных всех площадок компании превышает 10 Тбайт.

Рис. 1. Архитектура решения Docsvision в «АЛРОСА»

2016 год: В связи с необходимостью объединить системой электронного документооборота более 2-х площадок, уйти от дескрипторной безопасности к гибкой ролевой, уйти от кастомных карточек на штатный функционал и не отставать от развития платформы компания в полном объёме перешла на новейшую версию Docsvision 5.4. Процесс был реализован поэтапно, с доработками функционала платформы со стороны вендора и устранением нюансов, неизбежно возникающих в масштабных ИТ-проектах. 

2018 год: в середине 2018 года было проведено нагрузочное тестирование платформы Docsvision 5.5 в целях оценки ее применимости для построения электронного архива компании и последующей централизации систем электронного документооборота АК «АЛРОСА» (ПАО). Основной способ работы с электронным архивом - веб-клиент. Тестирование подтвердило применимость платформы для работы с реестрами документов в количестве 20 миллионов и более, c нагрузкой до 7 000 одновременных пользователей, покрывающем потребности компании на горизонте как минимум в 13 лет. 

Детальнее о процессах:

Согласование документов в СЭД

Для поддержки процесса согласования/подписания документов использован штатный функциональный модуль СЭД Docsvision – «Конструктор согласований».
Процессу согласования/подписания в СЭД подлежат абсолютно все внутренние и исходящие документы компании. В последнее время с выделением в объединенные центры обслуживания основных функциональных направлений компании (юридического, финансового контроля и пр.) процессы согласования с данными службами по всей группе компаний начинают двигаться в сторону их централизации.

Оперативное принятие решений

Для возможности оперативного принятия решений в системе реализована расширенная система уведомлений заинтересованных лиц по e-mail со ссылками на документы и задания. Обеспечена возможность удаленного принятия решений по средством web-клиента и полноценной работы в СЭД с использованием удаленного подключения.

Интеграция СЭД с другими ИС

Платформа Docsvision 4.5 и 5, SAP ERP (в качестве мастер-источника контрагентов и учетной системы в части договоров/счетов), Microsoft SQL Integration Services (в качестве средства синхронизации справочных данных между SAP и Docsvision), FIM портал (в качестве источника кадровой информации по сотрудникам).

Эффекты от внедрения

В результате проекта автоматизированы все процессы, которые задействованы в документообороте компании: 

• регистрация всех видов документов (кроме финансовых и части кадровых),
• согласование - рассмотрение/исполнение/ознакомление,
• согласование договоров и закупочной документации,
• отправка внешним контрагентам на ознакомление,
• системы отчетов и почтовых уведомлений сотрудников,
• интеграция справочников контрагентов с SAP,
• усиленная ЭП с визуализацией при выводе на печать,

и пр.

Две основные цели которые необходимо было достигнуть при внедрении СЭД – сократить сроки согласования/подписания документов, особенно при вовлечении в данный процесс сотрудников из нескольких территориально-удаленных подразделений, и повысить контролируемость процессов прохождения документов со стороны руководства. Второстепенное преимущество, полученное с внедрением СЭД, - существенное сокращение объема печатных документов, что в масштабах всей группы компаний оказалось достаточно существенной суммой в бюджете ИТ управления на закупку бумаги, замену тонеров и поддержку парка МФУ.

Текущее состояние проекта позволяет планировать тиражирование решения на дочерние зависимые общества и реализацию проекта по созданию электронного архива на базе редакции Docsvision 5.5 ECM. 

Уникальность проекта

• Территориальная распределенность 

Управляющая компания разделена на 2 площадки – Москва и Мирный, поэтому для работы в СЭД используется модуль межфилиального обмена, разработанный компанией Docsvision.

• Использование базового функционала 

Принцип использования базового функционала, максимально упрощающий последующую поддержку решения, был выдержан и подтвердил своё право на существование: проект реализован на базе штатных конструкторов, модулей и приложения «Управление документами». Все специфические требования удалось реализовать средствами конструирования и скриптов Docsvision, т.е. необходимая кастомизация выполнена средствами, предусмотренными для этого вендором. Это обеспечивает совместимость со следующими версиями платформы.

• Масштаб 

За месяц осуществляется около 6500 уникальных подключений к СЭД, в пиковое время – 2000 одновременных подключений. Размер баз данных 10 Тбайт. 
 

Награды 

Проект Docsvision в АК «АЛРОСА» победил в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2018» от проекта CFO-Russia, получив награду за «Лучший внутренний документооборот». 

Сергей Осипов, руководитель и технический архитектор проекта ЭДО в АК «АЛРОСА», прокомментировал:

«Очень рад, что проект, которым мы занимаемся в компании «АЛРОСА», был так высоко оценен членами жюри. За 7 лет его развития нашей командой была проделана огромная работа по выстраиванию процессов и адаптации системы под растущие запросы бизнес-заказчика. Процесс этот непрерывен, и даже сейчас, в момент получения этой награды, перед проектной командой стоят масштабные задачи по дальнейшему развитию нашей системы на базе Docsvision, уже давно вышедшей за рамки привычного понимания системы электронного документооборота ЭДО. Предстоит дальнейшая интеграция с учетными и кадровыми системами, охват функциональности электронного архива, мобильного доступа и непрерывная адаптация под постоянно оптимизируемые и реорганизуемые процессы компании». 

Ссылки

• Интервью с Дмитрием Чибисовым, начальником управления информационных технологий и связи АК АЛРОСА (2016 г.) на портале TAdviser в рамках обзора по рынку СЭД/ECM.
• Проект Docsvision в АК «АЛРОСА» победил в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2018»