Группа компаний AGC

Цифровая трансформация позволила Группе компаний AGC выйти на новый уровень управления задачами и работы с документами. Сегодня сотрудники нескольких подразделений - от производственных площадок до головного офиса – перешли к работе в электронном виде с целым рядом внутренних документов, среди которых приказы, служебные записки, путевые листы и авансовые отчеты.

На двух производственных комплексах к системе подключены около 1200 человек. Внедрение СЭД Docsvision позволило облегчить и ускорить работу, пересмотреть внутренние процессы, минимизировать риск ошибок.

Скачать краткое описание проекта, pdf (380 Кб)

Группа компаний AGC - два уникальных производственных комплекса по выпуску архитектурного и автомобильного стекла, располагающий, в частности, крупнейшей в Европе стекловаренной печью производственной мощностью до 1000 тонн стекла в сутки.

Предприятие производит архитектурное стекло с энергосберегающими и ударопрочными характеристиками, интерьерное и автомобильное стекло. Более 50% автостекол для автомобилей, собираемых в России, выпущены AGC!

Структура группы компаний AGC

• 2 производственных комплекса - Московский (ООО «Эй Джи Си Флэт Гласс Клин») и Нижегородский (ОАО «Эй Джи Си Борский стекольный завод»),
• 23 локальных дистрибуционных центра архитектурного и интерьерного стекла,
• 8 дистрибуционных складов автомобильного стекла.

Предпосылки проекта

Предпосылкой внедрения системы электронного документооборота (СЭД) стала необходимость создания единой электронной базы, в которой бы создавались, согласовывались и хранились документы.

Компании, которая активно развивает бизнес, был необходим инструмент, который позволил бы прозрачно отслеживать стадии исполнения заданий, контролировать ход их выполнения и сократить временные затраты сотрудников на поиск необходимого документа. 

Партнером проекта по внедрению системы выступила компания «Smart-Docs», предложившая оптимальное решение текущих задач клиента на платформе Docsvision.  

О проекте в цифрах 

• 1200 сотрудников на 2 производственных площадках.
• Полная интеграция в систему всех подразделений группы компании AGC - от Иркутска до Калининграда.

Этапы реализации проекта

Октябрь 2018. Принято решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД) на базе платформы Docsvision. 

Апрель 2019. Готов процесс по переводу в электронный вид приказов на командировки, путевых листов и авансовых отчетов, приказов на представительские расходы, служебных записок на компенсацию прочих расходов. Более 10 локальных бумажных документов были заменены на электронные. Внедрена усиленная квалифицированная подпись для руководителя организации.
Запущен пилотный проект по использованию программы. Внедрение началось с филиалов дистрибуционно-розничного бизнеса Дивизиона автомобильного стекла AGC в России.

Июнь 2019. Внедрен блок работы с доверенностями. 
Внедрена усиленная квалифицированная подпись для главного бухгалтера. Непосредственный руководитель согласовывает приказы простой подписью, а руководитель организации и главный бухгалтер усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).  
Сентябрь 2019. Настроен процесс на автоматическое подписание ЭЦП руководителем организации и главным бухгалтером. 

Октябрь 2019. Продолжилось внедрение внутреннего электронного документооборота в Дивизионе архитектурного стекла. 

Планируется интеграция с системой «1С:Кадры» для загрузки информации о командировках из Docsvision в табель учета рабочего времени. Также планируется интеграция с учетной системой ERP с целью автоматических проводок бухгалтерских записей по авансовым отчетам. 

Автоматизация началась с региональных подразделений 

Сеть складов дистрибуционно-розничного бизнеса Дивизиона Автомобильного стекла компании AGC раскинулась по всей стране, от Новосибирска до Ростова-на-Дону и Санкт-Петербурга.  Функции бухгалтерии централизованы в Объединенном сервисном центре AGC, который располагается в г. Бор Нижегородской области. Внедрение СЭД Docsvision началось именно с этих филиалов.

Сотрудники, которые уже привыкли отправлять по электронной почте скан-копии документов, быстро освоили новую систему. Сегодня СЭД охватывает практически все подразделения, в которых трудятся около 1200 сотрудников.

Сценарии работы пользователей подразумевают:

• создание документов на удаленных площадках,
• согласование и утверждение документов только через СЭД (с использованием КЭП),
• обработку электронных документов (выполняется в Объединенном сервисном центре AGC, в котором сосредоточены функции бухгалтерии),
• там же осуществляется централизованное архивирование первичных бухгалтерских документов.

Эффект от автоматизации документооборота

Внедрение системы Docsvision позволило:

• упорядочить поступление запросов и заданий,
• создать единую базу документов в зависимости от природы возникновения,
• прозрачно и оперативно согласовывать документы,
• повысить качество выполняемой работы за счет внедренных механизмов контроля,
• пересмотреть существующие бизнес-процессы, отказаться более чем от 10 бумажных документов,
• создать электронный архив документов,
• высвободить время руководителей, убрав подписание бумажных документов,
• сократить расходы на приобретение бумаги.

Документы, которые ранее оформлялись в службе по персоналу, сейчас инициируются самими сотрудниками в СЭД. В силу того, что данные в системе структурированы, задача Объединенного сервисного центра сводится к контролю работы системы и процессов, а не к ручным операциям.

Операции со структурированными карточками документов в СЭД стали выполняться гораздо легче и быстрее в сравнении с работой со скан-копиями документов, созданными вне системы. 
Документы в виде необходимых печатных форм стали вспомогательными, формирующимися по результатам работы, и не ключевыми.

Уникальные разработки

• В ходе выполнения проекта реализовано автоматическое формирование и подписание КЭП всех печатных форм. Все реализованные печатные формы экспортируются из системы для внешней передачи.
• Реализован потоковый ввод сканов бумажных документов в Docsvision, в том числе для наполнения электронного архива, с помощью Fujitsu fi-6230z.

Видео

Ирина Лазарева, руководитель отдела по учету расчетов с контрагентами и казначейских операций и инициатор проекта, поделилась опытом успешного внедрения системы и адаптации персонала к работе с ней.

Проект-номинант Премии Docsvision 2019

Партнёр

ИТ-интегратор, разработчик функциональных и отраслевых решений для электронного документооборота на базе платформы Docsvision. Команда профессионалов с опытом разработки и внедрения программных решений более 10 лет.