ООО «Востокцемент»

ООО «Востокцемент» использует систему электронного документооборота на платформе Docsvision уже несколько лет. В 2018 году возникла острая производственная необходимость стандартизировать процесс управления служебными записками. Автоматизация позволила ускорить процесс в 10 раз! Кроме того, обеспечен прозрачный контроль выполнения задач со стороны руководства. 

О компании

«Востокцемент» (г. Владивосток) — это промышленная группа, производящая строительные материалы на собственной сырьевой базе с применением новейших технологий. В «Востокцемент» входят 3 единственных завода полного цикла по производству цемента на Дальнем Востоке и 4 завода по производству нерудных материалов. 

О проекте в цифрах

• В ООО «Востокцемент» трудятся более 5000 человек
• СЭД доступна 640 пользователям по всем отделам и компаниям предприятия

Предпосылки проекта

Необходимость стандартизировать управление служебными записками в СЭД возникла в связи с существенными временными затратами на их подготовку и согласование «в ручном режиме». В промышленную группу входят несколько компаний, расположенных в разных городах РФ, поэтому вопрос оперативного согласования и исполнения документов стоял остро. 

Необходимо было сократить сроки подготовки и обработки документов, оптимизировать работу сотрудников, разработать для каждого юрлица свою форму документа, обеспечить контроль для руководства. 

Партнером проекта выступила компания RKIT, предложившая оптимальное решение текущих задач клиента на уже имеющейся платформе (ранее на Docsvision в компании было автоматизировано управление входящими и исходящими документами, организационно-распорядительной документацией).

Реализация проекта

• декабрь 2018 - обучение сотрудников «Востокцемент». Специалисты рабочей группы под руководством коллег из RKIT прошли курс по функциональности конструкторов Docsvision и возможности их применения.
• К системе подключены все юридические лица промышленной группы; для каждого разработан свой шаблон.
• Вовлечены все подразделения Управляющей компании и управляемых предприятий. Роли распределены следующим образом: регистратор, руководитель, участник задания по документу, делопроизводитель.
• июнь 2019 - доработан процесс исполнения служебных записок. Завершена автоматизация процессов согласования и исполнения СЗ. 

Сценарии работы пользователей

1. Проект учитывает внутренние регламенты предприятия, в том числе: 

• необходимость подписывать простой ЭП промежуточные версии документов на этапе согласования, 
• необходимость проставлять оттиск о наличии ЭП на сканы документов,
• особенности организационной структуры - несколько юрлиц в составе компании.

2. В ходе создания служебной записки печатный документ формируется на основании данных карточки по шаблону. Шаблон служебной записки зависит от наименования юрлица, которым оформляется документ. 

3. Настроены параллельный и последовательный маршруты согласования документов. 

Эффект от автоматизации документооборота

В ходе проекта были определены, унифицированы и закреплены в системе регламенты по работе со служебными записками.

Автоматизация согласования и исполнения служебных записок позволила:

• Стандартизировать процесс, снизить его трудоемкость, сократить время в 10 раз;
• Обеспечить контроль исполнения СЗ, видеть ход согласования;
• Создать электронный архив;
• Создать единый ресурс управления служебными записками;
• Повысить эффективность работы подразделений благодаря координации работы;
• Обеспечить быстрый доступ к информации, своевременное уведомления о контрольных сроках;
• Улучшить исполнительскую дисциплину.

Наработки, использованные в ходе проекта, планируется применить при автоматизации других бизнес-процессов.

Продолжается работа в отношении других типов внутренних документов компании.

Партнёр

Эксперты в области электронного документооборота. Gold-партнёр Docsvision, обладающий статусами:
«Центр отраслевой компетенции по госсектору»
«Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
«Центр компетенции по бизнес-процессам»
«Авторизованный учебный центр»